Minimalismo al lavoro: 8 consigli super efficaci per semplificare la tua vita anche in ufficio

di | 18 Ottobre 2021

Non solo a casa, il minimalismo ti semplifica la vita anche al lavoro

Quando si parla di minimalismo, di solito si parla del minimalismo in casa o nell’armadio.

Cioè di come puoi organizzare la tua casa ed eliminare la roba inutile per conservare solo le cose che usi e che ti piacciono (decluttering).
Tutto questo per avere meno disordine e più spazio libero in casa tua e nella tua vita.

Ecco, questo lato del minimalismo è importantissimo e può davvero migliorare la tua vita, sono d’accordo con te!
Ma così come il minimalismo può migliorare la tua vita in casa, allo stesso modo può migliorare la tua vita anche sul lavoro.

La verità infatti è che se lavori full time, passi almeno un terzo della tua giornata in ufficio.
Anzi, tra pausa pranzo e straordinari, probabilmente ci stai molto di più…
Addirittura, se escludi le 8 ore di sonno, sei più tempo in ufficio che a casa.

Ecco perché è importante usare il minimalismo per semplificare la tua vita non solo a casa, ma anche al lavoro.

Certo, essere minimalista in ufficio non è proprio come esserlo a casa, hai ragione…
Sicuramente non puoi fare decluttering come vuoi, forse non puoi gestire il tuo tempo in completa autonomia e magari devi anche sopportare delle persone tossiche che non frequenteresti mai nel tuo tempo libero…
ma ci sono molte strategie minimaliste che possono migliorare e semplificare la tua vita anche in ufficio.

Ecco quindi 8 consigli facili (ma estremamente efficaci) per portare il minimalismo anche sul posto di lavoro.

test che minimalista sei?
Come vivere il minimalismo anche al lavoro


1) crea un ambiente confortevole

Lo spazio che ti circonda ti influenza, nel bene e nel male.
Così come curi l’ambiente e le stanze in casa, così dovresti fare anche in ufficio, visto che ci passi la maggior parte del tuo tempo.

Certo, in ufficio forse non potrai scegliere l’arredamento come hai fatto a casa, ma non per questo devi andare all’estremo opposto e ignorare lo spazio che ti circonda.
Forse ti piace personalizzare la scrivania, o forse preferisci uno spazio senza fronzoli, non importa.

L’importante è costruire uno spazio che ti faccia sentire bene e a tuo agio.
Questo migliorerà non solo il tuo umore, ma anche la tua produttività.


2) scrivi 3 cose che devi assolutamente fare e 3 cose che vorresti fare

Sicuramente anche tu hai un mucchio di cose da fare, ma hai troppo poco tempo per fare tutto.

Ecco perché, quando arrivi in ufficio, ti consiglio di scegliere (solo) 3 cose che vuoi fare assolutamente nel corso della giornata, più altre tre cose che vorresti fare, dopo aver finito le prime tre fondamentali.

Come sai, noi del minimalismo a colori non crediamo nelle regole fisse, immutabili e uguali per tutti, quindi ovviamente questo “3 + 3” è solo un numero indicativo.
A seconda del tuo lavoro, le cose da fare possono essere di più o di meno.

Lo scopo infatti non è trovare un numero magico di cose da fare, ma semplicemente stabilire quali sono le priorità della giornata.

Perché in un mondo sempre più frenetico e veloce, dove tutto sembra prioritario, stabilire un numero massimo di cose da fare ti obbliga a scegliere quello che è davvero prioritario e quello che invece può aspettare.

Questo ti aiuta anche a non sentirti troppo sovraccarico per tutte le cose da fare, e a focalizzarti solo sulle cose importanti.


3) stabilisci un tempo per fare le cose

Probabilmente anche tu hai già una “to do list” …
e forse anche la tua è più lunga dei rotoloni regina, dove non fai in tempo a depennare qualcosa che ne hai già altre tre da inserire…

Ecco.
Sicuramente non puoi eliminare o ignorare tutte queste cose, ma c’è un modo per migliorare la tua to do list.

In pratica, quando scrivi le (3) cose che devi assolutamente fare oggi, scrivi vicino anche il tempo che vuoi dedicare ad ogni attività, ad esempio:
– rispondere alle mail: 09:00 – 10:00
– chiamare i clienti: 10:00 – 10:30
– preparare la presentazione per la riunione: 10:30 – 12:00…

Fissare un termine massimo è importante perché probabilmente a livello inconscio aspiri alla perfezione assoluta.
Ma questa può essere un’arma a doppio taglio.

Infatti, come ha dimostrato lo storico C.N. Parkinson: “Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile” (legge di Parkinson).

In pratica, cioè, se per preparare una buona presentazione ti basta un’ora e mezza, se non ti fissi una scadenza invece di un’ora e mezza ce ne metti 4.

Insomma: più tempo hai, più ne sprechi… mentre meno tempo hai, più efficientemente lavori.
Quindi fissare delle mini scadenze nella tua agenda ti aiuta a limitare il tempo da dedicare ad ogni attività, per lavorare più efficacemente e avere più tempo da dedicare agli altri punti della lista.


4) fai una cosa alla volta

In una società che ti vuole sempre più veloce, spesso ti viene detto che il segreto della produttività è essere multitasking.

Insomma, cose tipo: rispondi alle mail mentre prepari la riunione, sistema gli appunti mentre sei al telefono, controlla le fatture mentre stampi i verbali…
Cioè in pratica il tuo capo si aspetta che diventi una specie di acrobata circense che fa i salti mortali mentre lancia le palline in aria e poi le riprende al volo facendo la spaccata.

 

Ma la verità è che questa è una gran cazzata, perché il nostro cervello non è fatto per concentrarsi su più cose contemporaneamente (si, questo vale anche se sei una donna e sei abituata a dover gestire mille cose assieme 🙂 ).

Per questo motivo, quando obblighi il tuo cervello a fare più cose allo stesso tempo, in realtà stai solo aumentando la possibilità di fare errori.

Quindi è meglio se ti concentri su una cosa alla volta, piuttosto che farne 4 con poca attenzione.


5) Se leggi una mail, rispondi subito

Quando leggi una mail, rispondi subito invece di spostarla o contrassegnarla con qualche etichetta tipo “dopo”, “urgente”, “da fare”, “priorità 1” o roba simile.

Di solito, se hai trovato il tempo di leggere quella email, hai anche il tempo per scrivere una breve risposta, e poi archiviarla.

Se invece la mail ti richiede un qualche tipo di studio o analisi prima di poterla archiviare, rispondi un qualcosa tipo “grazie per la mail, prendo in carico la cosa e ti rispondo appena ho finito”.

Se invece non hai proprio tempo per una risposta, non leggere neanche le mail in entrata, e rimanda a quando ci potrai dedicare un po’ più del tuo tempo.


6) Metti a posto i documenti a fine giornata

Anche da te la sera sembra che sia esplosa una bomba sulla scrivania?

Non ti preoccupare, è così per tutti.
Il problema è che ormai sei alla fine della giornata, la tua mente è già fuori dall’ufficio e la tentazione di lasciare tutto così è davvero tanta…

Il punto però è che se cedi a questa tentazione la mattina dopo tutta quella roba sarà ancora lì a darti il buongiorno e ti farà sprofondare l’umore sotto le scarpe.

Ecco perché è importante riordinare la scrivania prima di tornare a casa.
Così il mattino dopo partirai subito con il piede giusto e sarai molto più produttivo.


7) Sistema anche i documenti digitali

Il disordine non deriva solo dai documenti cartacei e da tutti gli oggetti “fisici” che affollano la tua scrivania.
Il disordine deriva anche dalla marea di documenti digitali che riempiono il tuo computer.

 

Ecco perché a fine giornata, oltre a pulire la scrivania, è importante anche ripulire il computer.
Sposta tutta la roba che hai salvato “momentaneamente” sul desktop durante la giornata.

Quest’ordine ti aiuterà a restare più focalizzato sulle cose da fare e ti aiuterà a trovare più velocemente tutti i file che invece si tendono ad arenare sul desktop o nei download.


8) Fai un decluttering periodico

Anche se metti tutto in ordine ogni giorno, probabilmente ci sono delle cose che non puoi semplicemente buttare via a fine giornata, perché ti serviranno anche il giorno dopo o nelle prossime settimane.

Ecco perché ogni tanto (ad esempio una volta al mese) ti consiglio di fare un decluttering della roba accumulata, e cestinare tutte quelle cose che ormai non ti servono più, come i vecchi appunti delle riunioni, i post-it ormai inutili ecc.

In questo modo non ti ritroverai mai sommerso da una marea di roba ormai inutile.


Gli altri aspetti della tua vita che puoi semplificare con il minimalismo

Ecco, vivere il minimalismo anche sul lavoro è un ottimo modo per semplificare la tua vita anche fuori casa.

Ma questo è solo uno dei modi in cui il minimalismo può migliorare la tua vita (e neanche il più importante).

Perché con il minimalismo puoi semplificare TUTTI gli aspetti della tua vita a 360 gradi…
..per avere non solo più spazio, ma anche più tempo, soldi ed energie da dedicare alle cose davvero importanti per te (qualunque esse siano!).

Se vuoi scoprire tutti i modi in cui il minimalismo può semplificare la tua vita e trovare ogni giorno la tua giusta ispirazione minimalista, iscriviti al gruppo Facebook “50 sfumature di minimalismo”.

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Memento mori
Ste e Vale
I ribelli del Minimalismo

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C’è sempre una via per farlo in modo migliore. Trovala (Thomas Edison)

 


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